1. OBCHODNÍ PODMÍNKY A LICENČNÍ SMLOUVA (EULA)
Úvod
Tato aplikace je určena výhradně pro fyzické osoby – podnikatele, právnické osoby a osoby jednající v rámci své podnikatelské nebo odborné činnosti. Služba není určena spotřebitelům.
Uživatel uzavřením Smlouvy potvrzuje, že Službu objednává a používá výhradně v souvislosti se svou podnikatelskou nebo profesní činností a nejedná jako spotřebitel.
Smluvní vztah mezi Uživatelem a Poskytovatelem vzniká zejména registrací Uživatele, vytvořením uživatelského účtu, výběrem balíčku, vytvořením firmy v aplikaci nebo zahájením používání Služby.
Vytvořením uživatelského účtu, výběrem balíčku, vytvořením firmy v aplikaci nebo zahájením používání Služby Uživatel potvrzuje, že měl možnost seznámit se s těmito Obchodními podmínkami, rozumí jim a souhlasí s nimi. Pokud Uživatel s Obchodními podmínkami nesouhlasí, není oprávněn Službu používat, vytvořit firmu v aplikaci ani používat nebo aktivovat vybraný balíček.
Vytvořením firmy v aplikaci Uživatel prohlašuje, že je oprávněn za tuto firmu jednat nebo má oprávnění firmu ve Službě vytvořit a spravovat. Uživatel odpovídá za pravdivost údajů uvedených při vytvoření firmy a za veškeré úkony provedené v rámci této firmy ve Službě.
Pokud je Uživateli při registraci nebo výběru balíčku poskytnuto zkušební období, jedná se o bezplatné úvodní období k vybranému balíčku. Délka zkušebního období a datum jeho ukončení jsou Uživateli zobrazeny v aplikaci nebo oznámeny jiným vhodným způsobem.
Výběrem balíčku Uživatel bere na vědomí, že po skončení zkušebního období bude používání Služby pokračovat jako placené měsíční předplatné podle zvoleného balíčku, pokud Uživatel před skončením zkušebního období předplatné nezruší, zejména vymazáním firmy v aplikaci nebo zasláním žádosti na e-mailovou adresu support@cywo.tech, nebo pokud se s Poskytovatelem nedohodne jinak.
Smluvní vztah mezi Uživatelem a Poskytovatelem trvá po celou dobu aktivního účtu, aktivní firmy nebo aktivního předplatného podle toho, která skutečnost je relevantní pro konkrétní část Služby.
Smluvní vztah mezi Uživatelem a Poskytovatelem se řídí příslušnými ustanoveními zákona č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník ve znění pozdějších předpisů.
Pokud si účet vytvoří osoba mimo cílovou skupinu Služby, Poskytovatel je oprávněn účet odmítnout, omezit nebo zrušit. Uživatel prohlašuje, že Službu používá v rámci své podnikatelské nebo odborné činnosti.
Verze: 1.1
Datum účinnosti: 10. srpna 2026
1.1 Poskytovatel služby
CyWo Tech, a. s.
IČO: 51 462 699
Sídlo: Pri Tureckom kopci 769/9, Most pri Bratislave 900 46, Slovenská republika
Zapsána: Mestský súd Bratislava III, oddíl: Sa, vložka č.: 6758/B
E-mail: support@cywo.tech
Web: https://cywo.tech
Telefon: +421 918 173 190
1.2 Definice
- „Smlouva“ – právní vztah mezi Poskytovatelem a Uživatelem, který vzniká způsobem uvedeným v těchto Podmínkách, zejména registrací, výběrem balíčku, vytvořením firmy v aplikaci nebo zahájením používání Služby.
- „Poskytovatel“ – CyWo Tech, a. s., která poskytuje službu BizHub.
- „BizHub“ nebo „Služba“ – cloudový podnikový manažerský systém pro správu financí, dokladů, klientů a zaměstnanců
- „Uživatel“ nebo „Vy“ – osoba používající Službu
- „Účet“ – registrovaný uživatelský účet ve Službě
- „Organizace“ – podnikatelský subjekt Uživatele registrovaný ve Službě
- „Osobní údaje“ – údaje definované v GDPR (nařízení EU 2016/679)
- „Předplatné“ – placený přístup ke Službě podle zvoleného cenového plánu
- „Data“ – veškeré informace, doklady a záznamy vložené Uživatelem do Služby
1.3 Přijetí podmínek
⚠️ DŮLEŽITÉ: Používáním Služby BizHub vyjadřujete souhlas s těmito Obchodními podmínkami. Pokud nesouhlasíte s kterýmkoli ustanovením, tuto Službu nepoužívejte.
Uživatel vyjadřuje souhlas s těmito Obchodními podmínkami zejména registrací, vytvořením účtu, přihlášením do Služby, výběrem balíčku, vytvořením firmy v aplikaci, zahájením používání Služby nebo pokračováním v používání Služby poté, co měl možnost se s Obchodními podmínkami seznámit. Provedením těchto úkonů Uživatel zároveň potvrzuje, že pokud s Obchodními podmínkami nesouhlasí, nebude Službu používat, nevytvoří firmu v aplikaci a nebude používat vybraný balíček.
2. POPIS SLUŽBY
BizHub je platforma SaaS (Software as a Service), která poskytuje:
- ✅ Správu příjmů a výdajů
- ✅ Zpracování dokladů (faktury, příjmové doklady, dodací listy, zálohy, pokladní doklady)
- ✅ Správu klientů a dodavatelů
- ✅ Správu zaměstnanců a mezd
- ✅ Finanční přehledy a reporty
- ✅ Organizační hierarchii (Firmy → Provozovny → Pokladny)
- ✅ Uživatelská oprávnění a přístupy
- ✅ Ukládání PDF dokladů a příloh
⚠️ DŮLEŽITÁ UPOZORNĚNÍ
BizHub je nástroj pro správu obchodních dat, NENÍ účetním systémem.
NEZARUČUJEME A NEODPOVÍDÁME ZA:
- ❌ Správnost účetních postupů v nahraných účetních datech Uživatele podle platných a účinných právních předpisů
- ❌ Správnost výpočtů DPH a daní v nahraných nebo vytvořených účetních datech Uživatele
- ❌ Splnění všech zákonných požadavků v účetních datech Uživatele, které jsou potřebné pro řádné vedení účetnictví
- ❌ Nahrazení práce certifikovaného účetního
- ❌ Podnikatelská rozhodnutí Uživatele založená na datech nahraných ve Službě
💡 DOPORUČUJEME: Účetní a daňové otázky konzultujte s licencovaným účetním.
2A. AUTOMATIZOVANÉ ZPRACOVÁNÍ, OCR A AI VÝSTUPY
BizHub používá vlastní nebo upravené LLM/OCR modely a vlastní software/hardware pro zpracování dokladů. Data Uživatele nejsou v rámci standardního zpracování dokladů odesílána do veřejných AI služeb typu OpenAI, Claude AI nebo obdobných veřejných AI platforem za účelem OCR/AI zpracování.
Automatizované zpracování, OCR, kategorizace, vytěžování údajů, reporty, upozornění a AI doporučení mají pomocný a informativní charakter. Mohou obsahovat chyby, nepřesnosti nebo neúplné údaje.
Uživatel je povinen před použitím výstupů Služby pro účetní, daňové, právní, finanční nebo obchodní účely ověřit jejich správnost. Služba neposkytuje právní, daňové, účetní ani finanční poradenství a nenahrazuje odborné posouzení účetním, daňovým poradcem, auditorem, právníkem nebo jiným kvalifikovaným odborníkem.
Poskytovatel neodpovídá za škodu vzniklou použitím neověřených, neúplných nebo nesprávně interpretovaných výstupů Služby. Uživatel odpovídá za konečnou kontrolu údajů, jejich export do účetních systémů a za plnění svých zákonných povinností.
Poskytovatel nepoužívá data Uživatele k trénování veřejných AI modelů. Pokud by se způsob AI/OCR zpracování podstatně změnil, Poskytovatel o tom Uživatele přiměřeně informuje.
3. CENOVÉ PLÁNY A PLATBY
| Plán | Cena/měsíc | Zahrnuté dokumenty | Počet provozoven | Podpora | Doklady nad limit |
|---|---|---|---|---|---|
| Základní | 15 € bez DPH | 20 dokladů měsíčně | max. 2 provozovny | e-mailová podpora do 48 hodin během pracovních dnů | 0,20 € za každý další doklad |
| Rozšířený | 35 € bez DPH | 150 dokladů měsíčně | max. 10 provozoven | rychlejší podpora do 24 hodin během pracovních dnů | 0,20 € za každý další doklad |
| Business | 59 € bez DPH | 350 dokladů měsíčně | max. 15 provozoven | prioritní podpora do 12 hodin během pracovních dnů | 0,20 € za každý další doklad |
| Vlastní / Enterprise | individuálně | individuální limit | individuálně | dedikovaná nebo prioritní podpora podle dohody | podle individuální dohody nebo aktuálního ceníku |
Uvedené časy podpory představují cílovou reakční dobu během pracovních dnů, nikoli garantovanou lhůtu pro vyřešení požadavku, pokud není písemně dohodnuto jinak.
Příklad: Při 25 dokladech v Základním balíčku klient zaplatí 15 € bez DPH za balíček + 1 € bez DPH za 5 dokladů nad limit.
Klienti s více firmami nebo balíčky mohou mít nárok na slevu podle aktuálního ceníku: 10% sleva na každý balíček při 2–4 firmách a 15% sleva na každý balíček při 5 a více firmách. Slevy se nevztahují na poplatky za doklady nad limit.
Ceny se mohou měnit podle aktuálně platného ceníku zveřejněného na www.biz-hub.ai. Na stávající předplatné se změna ceny uplatní nejdříve od data účinnosti oznámeného Uživateli v souladu s částí „Změny podmínek“.
🎁 Zkušební období:
- Doba trvání: první měsíc zdarma, pokud není v aplikaci, ceníku nebo individuální nabídce uvedeno jinak
- Rozsah: počet dokladů a další limity během zkušebního období závisí na zvoleném balíčku
- Platba: Během zkušebního období se měsíční předplatné neúčtuje; po jeho skončení Služba pokračuje jako placené předplatné, pokud ji Uživatel předtím nezruší.
Zkušební období slouží k vyzkoušení funkcí Služby v rámci vybraného balíčku. Zkušební období neznamená zrušení objednávky balíčku, ale dočasné bezplatné poskytování Služby před začátkem placeného období.
Pokud Uživatel před skončením zkušebního období firmu nevymaže nebo jiným způsobem nezruší předplatné, používání Služby pro danou firmu po skončení zkušebního období pokračuje jako placené měsíční předplatné podle zvoleného balíčku.
Platební podmínky
- Platební brána: Stripe (třetí strana)
- Fakturace: Měsíční předplatné + doplatek za dokumenty
- DPH: Ceny jsou uvedeny bez DPH. DPH nebo jiná obdobná daň bude účtována v souladu s použitelnými daňovými předpisy. Pokud se na plnění vztahuje režim přenesení daňové povinnosti (reverse charge), postupuje se podle příslušných právních předpisů.
- Platební metody: Kreditní/debetní karta
- Automatické obnovení: Předplatné se automaticky obnovuje každý měsíc
Předplatné BizHub je vázáno na konkrétní firmu vytvořenou Uživatelem v aplikaci. Poskytovatel je oprávněn fakturovat cenu za Službu po skončení zkušebního období, pokud Uživatel před jeho skončením nevymaže firmu, nezruší předplatné nebo se s Poskytovatelem nedohodne jinak.
Počítání dokladů
Započítávají se:
- ✅ Přijaté faktury
- ✅ Vystavené faktury
- ✅ Pokladní doklady
- ✅ Dodací listy
- ✅ Zálohy
- ✅ Mzdové doklady
- ✅ Nahrané přílohy
Nezapočítávají se:
- ❌ Systémové reporty
- ❌ Excel exporty
- ❌ PDF exporty přehledů
- ❌ Zálohy dat
Doplatek a resetování počítadla
- Počet dokladů se resetuje 1. den v měsíci
- Vymazané doklady se nezapočítávají
- Doplatek se fakturuje na konci měsíce
- Platba probíhá přes Stripe automaticky
Neplacení a pozastavení služby
V případě neplacení:
- ⚠️ Po 21 dnech prodlení může být firma přepnuta do režimu pouze pro čtení (read-only) a nahrávání nových dokladů může být zablokováno.
- ⚠️ Po dalším měsíci může být přístup k firmě zablokován.
- ⚠️ Pokud nebude předplatné obnoveno, mohou být firma a data s ní spojená nejdříve po 3 měsících od omezení nebo zablokování Služby a po předchozím upozornění trvale vymazány, s výjimkou údajů, které je Poskytovatel povinen uchovávat ze zákonných důvodů nebo za účelem ochrany právních nároků.
3A. REGISTRACE A ÚČET
Registrační požadavky
Pro vytvoření účtu musíte:
- ✅ Být fyzickou osobou – podnikatelem starším 18 let, právnickou osobou nebo osobou oprávněnou jednat za takový subjekt
- ✅ Poskytnout pravdivé, přesné a aktuální informace
- ✅ Mít platnou e-mailovou adresu
- ✅ Mít možnost seznámit se s těmito Obchodními podmínkami před používáním Služby
- ✅ Vzít na vědomí Zásady ochrany osobních údajů
Odpovědnost za účet
Za účet, jeho obsah, data a nahrané doklady odpovídá výhradně Uživatel.
Odpovídáte za:
- Bezpečnost svého hesla
- Veškeré aktivity provedené prostřednictvím Vašeho účtu
- Okamžité nahlášení podezření na neoprávněný přístup
- Pravdivost údajů poskytnutých při registraci
Poskytovatel neodpovídá za ztráty způsobené neoprávněným použitím účtu Uživatele třetí osobou (např. hackerem, osobou, které Uživatel poskytl přihlašovací údaje apod.).
Vymazání firmy
Vymazání firmy je samostatný úkon od zrušení předplatného a zrušení uživatelského účtu. Máte právo kdykoli vymazat kteroukoli firmu ve Vašem účtu. Předplatné BizHub a fakturace Služby jsou vázány na existenci konkrétní firmy v aplikaci.
Vymazáním firmy v aplikaci zároveň dochází k ukončení poskytování Služby a předplatného vázaného na danou firmu. Vymazáním firmy zaniká možnost dalšího placeného používání Služby pro tuto firmu.
Pokud Uživatel vymaže firmu během zkušebního období, zkušební období se tím pro danou firmu ukončí a po jeho skončení nevzniká placené předplatné pro vymazanou firmu.
Pokud Uživatel vymaže firmu během placeného období, předplatné pro danou firmu se ukončí ke dni vymazání firmy, přičemž již zaplacené nebo vyfakturované předplatné za aktuální období se s ohledem na povahu měsíčního předplatného nevrací, pokud se Poskytovatel s Uživatelem nedohodne jinak. Doporučujeme proto vymazat firmu vždy na konci kalendářního měsíce.
Vymazání firmy je nevratný úkon. Vymazáním firmy se trvale odstraní registrace firmy ve Službě, její nastavení, Uživatelé přiřazení k firmě, doklady, data, přílohy a další obsah vázaný na danou firmu. Před vymazáním firmy je Uživatel povinen exportovat si všechny údaje, doklady a dokumenty, které potřebuje uchovat.
Zrušení uživatelského účtu
Zrušení uživatelského účtu je samostatný úkon od zrušení předplatného a vymazání firmy. Máte právo kdykoli zrušit svůj účet zasláním žádosti na e-mailovou adresu: support@cywo.tech. Zrušením účtu nejsou dotčeny již vzniklé platební nebo jiné povinnosti Uživatele.
Po přijetí žádosti o zrušení účtu bude účet zrušen nejpozději poslední den kalendářního měsíce, ve kterém jste žádost o jeho zrušení odeslali. Pokud jste o zrušení účtu požádali během posledních tří dnů kalendářního měsíce, účet bude zrušen nejpozději poslední den kalendářního měsíce následujícího po měsíci, ve kterém jste žádost o jeho zrušení odeslali.
3B. POUŽÍVÁNÍ SLUŽBY
Povolené použití
BizHub můžete používat pro:
- ✅ Správu financí Vaší firmy
- ✅ Zpracování obchodních dokladů
- ✅ Generování reportů a přehledů
- ✅ Správu klientů a zaměstnanců
- ✅ Export dat pro účetní účely
Zakázané použití
JE ZAKÁZÁNO:
- ❌ Nahrávat nelegální obsah
- ❌ Porušovat autorská práva
- ❌ Šířit malware, viry nebo škodlivý kód
- ❌ Provádět reverse engineering, dekompilaci nebo disassembly Služby
- ❌ Pokoušet se o neoprávněný přístup k systémům nebo datům jiných Uživatelů
- ❌ Provádět automatizované hromadné stahování dat (scraping)
- ❌ Používat Službu k nezákonným účelům
- ❌ Sdílet přihlašovací údaje s neoprávněnými osobami
- ❌ Nahrávat nebo zpracovávat osobní údaje třetích osob bez existence odpovídajícího právního základu nebo v rozporu s platnými právními předpisy
- ❌ Pronajímat, prodávat nebo sublicencovat přístup ke Službě
Důsledky porušení
Porušení těchto Podmínek může vést k:
- ⚠️ Okamžitému zablokování účtu
- ⚠️ Vymazání dat
- ⚠️ Právním krokům
- ⚠️ Zákazu budoucí registrace
3C. DUŠEVNÍ VLASTNICTVÍ
Vlastnictví Služby: Veškerá práva k BizHub (kód, design, logo, obchodní značka) jsou ve vlastnictví CyWo Tech, a. s.
Licence pro Uživatele: Udělujeme Vám nevýhradní, nepřenosnou, odvolatelnou licenci k používání BizHub v souladu s těmito Podmínkami.
Vlastnictví dat: Vaše data zůstávají Vaším majetkem. Neuplatňujeme si nárok na Vaše obchodní informace, doklady ani záznamy.
Máme právo:
- Zpracovávat Vaše data za účelem poskytování Služby
- Vytvářet anonymizované statistiky (bez identifikace Uživatele)
- Zálohovat data pro technické účely
4. OMEZENÍ ODPOVĚDNOSTI
Služba BizHub je poskytována „TAK, JAK JE“, v rozsahu dovoleném použitelnými právními předpisy.
Služba neposkytuje právní, daňové, účetní ani finanční poradenství. Veškeré reporty, doporučení, upozornění, AI výstupy, automatizované výstupy a přehledy mají pomocný a informativní charakter a nenahrazují odborné posouzení účetním, daňovým poradcem, auditorem, právníkem nebo jiným kvalifikovaným odborníkem.
Uživatel je povinen před použitím údajů nebo výstupů Služby pro účetní, daňové, právní, finanční nebo obchodní účely ověřit jejich správnost, úplnost a vhodnost pro zamýšlený účel.
Poskytovatel neodpovídá za obsah, data a dokumenty vložené nebo nahrané Uživatelem do Služby ani za jejich správnost, aktuálnost, úplnost nebo zákonnost.
Poskytovatel odpovídá za škodu vzniklou porušením jeho povinností pouze za podmínek a v rozsahu stanoveném použitelnými právními předpisy. Při posuzování rozsahu náhrady škody se přihlíží zejména k předvídatelnosti škody v době vzniku smluvního vztahu, příčinné souvislosti a dalším zákonným podmínkám odpovědnosti za škodu.
Poskytovatel neodpovídá za škodu v rozsahu, v jakém byla způsobena jednáním nebo opomenutím Uživatele, porušením povinností Uživatele, neposkytnutím nezbytné součinnosti, nesprávným nebo neověřeným použitím výstupů Služby nebo používáním Služby v rozporu s těmito Podmínkami.
Uživatel je povinen přijmout přiměřená opatření k předcházení vzniku škody a k omezení jejího rozsahu, pokud lze taková opatření s ohledem na okolnosti rozumně požadovat.
Poskytovatel neodpovídá za dočasnou nedostupnost Služby nebo jiné porušení povinnosti, pokud bylo způsobeno okolnostmi vylučujícími odpovědnost podle použitelných právních předpisů, zejména událostí, která nastala nezávisle na vůli Poskytovatele, nebylo možné ji rozumně předvídat ani její následky odvrátit nebo překonat.
Pokud je nedostupnost Služby, ztráta dat nebo jiné porušení povinnosti způsobeno poskytovatelem třetí strany, jehož infrastrukturu nebo služby Poskytovatel využívá, odpovědnost Poskytovatele se posuzuje podle použitelných právních předpisů, včetně pravidel upravujících okolnosti vylučující odpovědnost a plnění prostřednictvím třetích osob.
Maximální rozsah odpovědnosti
V maximálním rozsahu dovoleném použitelnými právními předpisy je celková souhrnná odpovědnost Poskytovatele za veškeré škody a nároky Uživatele vzniklé v souvislosti se Smlouvou, Službou nebo jejím používáním, vztahující se ke konkrétní dotčené firmě, omezena na částku odpovídající celkové výši poplatků zaplacených nebo splatných Uživatelem Poskytovateli za Službu pro tuto firmu během období tří (3) měsíců bezprostředně předcházejících události, která vedla ke vzniku škody.
Pokud byla placená Služba pro dotčenou firmu poskytována po dobu kratší než tři (3) měsíce, odpovídá maximální výše odpovědnosti Poskytovatele celkové výši poplatků zaplacených nebo splatných za Službu pro tuto firmu od zahájení placeného poskytování Služby do okamžiku události, která vedla ke vzniku škody.
Uvedený limit představuje maximální souhrnnou odpovědnost Poskytovatele za všechny nároky vztahující se ke konkrétní dotčené firmě, bez ohledu na počet jednotlivých nároků, právní důvod nároku nebo počet událostí, ze kterých nároky vyplývají.
Nároky vzniklé ze stejné události, stejné příčiny nebo ze série vzájemně souvisejících událostí se pro účely tohoto omezení považují za jeden souhrnný nárok.
Toto omezení odpovědnosti se použije bez ohledu na právní základ uplatněného nároku, včetně nároku ze smluvní odpovědnosti, náhrady škody nebo jiného obdobného nároku, avšak pouze v rozsahu, v němž takové omezení připouštějí použitelné kogentní právní předpisy.
Pokud použitelný kogentní právní předpis v konkrétním případě omezení odpovědnosti nepřipouští, použije se toto omezení pouze v maximálním rozsahu, který takový právní předpis dovoluje.
Pokud by bylo některé konkrétní ustanovení o omezení odpovědnosti podle této části shledáno neplatným, neúčinným nebo nevymahatelným, nemá tato skutečnost vliv na platnost a použitelnost ostatních ustanovení této části v rozsahu dovoleném právními předpisy.
Poskytovatel zejména neodpovídá za škodu vzniklou v důsledku:
- podnikatelského, účetního, daňového nebo finančního rozhodnutí Uživatele založeného na neověřeném nebo nesprávně interpretovaném výstupu Služby;
- nesprávných, neúplných nebo nezákonných údajů vložených Uživatelem;
- používání Služby v rozporu s těmito Podmínkami nebo právními předpisy;
- neposkytnutí potřebné součinnosti Uživatelem;
- neprovedení přiměřené kontroly automatizovaných, OCR nebo AI výstupů Uživatelem.
Nic v této části nevylučuje ani neomezuje odpovědnost Poskytovatele v případech a v rozsahu, v nichž takové vyloučení nebo omezení nepřipouštějí kogentní právní předpisy.
5. OCHRANA ÚDAJŮ (GDPR)
Podrobnosti o ochraně osobních údajů naleznete v Zásadách ochrany osobních údajů.
5A. BEZPEČNOST DAT
Bezpečnostní opatření
- 🔒 Přiměřená technická a organizační opatření: Poskytovatel chrání Službu a data Uživatelů opatřeními odpovídajícími povaze zpracovávaných údajů a rizikům.
- 🔒 Šifrování přenosu dat: Komunikace se Službou je chráněna prostřednictvím SSL/TLS.
- 🔒 Autentizace: Přístup do Služby je chráněn uživatelským účtem a heslem, případně dalšími mechanismy dostupnými v aplikaci.
- 🔒 Oddělení dat: Služba využívá technické mechanismy k oddělení dat jednotlivých organizací a Uživatelů.
- 🔒 Zálohování: Poskytovatel provádí technické zálohování v rozsahu nezbytném pro provoz a obnovu Služby.
- 🔒 Vlastní AI/OCR zpracování: Automatizované zpracování dokladů probíhá prostřednictvím vlastního softwaru/hardwaru nebo vlastních/upravených modelů Poskytovatele, nikoli prostřednictvím veřejných AI služeb typu OpenAI nebo Claude AI.
Vaše povinnosti
Odpovídáte za:
- Bezpečnost svého hesla a přihlašovacích údajů
- Přístupová oprávnění Uživatelů ve Vaší firmě
- Odhlášení po ukončení práce
- Používání přiměřeně zabezpečených zařízení a sítí
- Okamžité nahlášení podezření na bezpečnostní incident nebo neoprávněný přístup
Bezpečnostní incident
V případě bezpečnostního incidentu nebo porušení zabezpečení osobních údajů bude Poskytovatel postupovat v souladu s platnými právními předpisy, zejména GDPR. Pokud Poskytovatel vystupuje jako zpracovatel, oznámí relevantní incident dotčenému klientovi jako správci bez zbytečného odkladu poté, co se o něm dozví. Pokud Poskytovatel vystupuje jako správce, posoudí riziko incidentu a splní případné oznamovací povinnosti vůči dozorovému úřadu a subjektům údajů podle GDPR.
5B. UCHOVÁVÁNÍ A VYMAZÁNÍ DAT
Obecné pravidlo
Data přiřazená ke konkrétní firmě jsou uchovávána po dobu existence aktivní firmy ve Službě. Uživatel odpovídá za export a archivaci účetních, daňových a dalších zákonem vyžadovaných dokumentů. Poskytovatel nenese odpovědnost za zákonnou archivaci účetních dokladů Uživatele.
Souhrnná tabulka uchovávání dat
| Typ údajů | Doba uchovávání |
|---|---|
| Data aktivní firmy | Po dobu existence aktivní firmy ve Službě |
| Databázové záznamy po ručním vymazání firmy | Okamžité vymazání z produkční databáze bez možnosti individuální obnovy ze strany Uživatele |
| Soubory v úložišti Služby po vymazání firmy (zejména PDF dokumenty, faktury, přílohy, obrázky a další nahrané soubory) | Odstraněny z produkčního úložiště bezodkladně při vymazání firmy |
| Technické databázové zálohy po vymazání | Nejvýše 7 dní, pokud jsou databázové údaje ještě dočasně obsaženy v automatických databázových zálohách poskytovatele infrastruktury |
| Bezpečnostní a přístupové logy | Zpravidla 3 měsíce, pokud delší uchování nevyžaduje bezpečnostní incident, právní nárok nebo zákonná povinnost |
| Faktury vystavené Poskytovatelem a platební záznamy | Po dobu vyžadovanou použitelnými účetními a daňovými právními předpisy |
| Data potřebná pro řešení právních nároků, reklamací nebo sporů | Po dobu nezbytnou k ochraně práv a oprávněných zájmů Poskytovatele nebo Uživatele |
Zrušení firmy Uživatelem
Pokud Uživatel firmu ručně vymaže, databázové záznamy přiřazené k dané firmě budou odstraněny z produkční databáze a soubory uložené v úložišti Služby, zejména PDF dokumenty, faktury, přílohy, obrázky a další nahrané soubory, budou z produkčního úložiště odstraněny bezodkladně. Vymazání firmy je nevratný úkon a může zahrnovat vymazání registrace firmy, nastavení, Uživatelů přiřazených k firmě, dokladů, příloh a dalšího obsahu vázaného na danou firmu. Některé technické databázové údaje mohou zůstat dočasně obsaženy v automatických databázových zálohách poskytovatele infrastruktury, nejvýše po dobu 7 dní; tyto zálohy nejsou určeny k individuální obnově dat vymazané firmy na žádost Uživatele.
Před vymazáním firmy je Uživatel povinen exportovat si všechny údaje, doklady a dokumenty, které potřebuje uchovat pro účetní, daňové, právní nebo interní účely.
Zrušení podnikatelského účtu na žádost
Po doručení žádosti o zrušení účtu provede Poskytovatel zrušení účtu nejpozději poslední den kalendářního měsíce, ve kterém byla žádost doručena. Pokud žádost dorazí během posledních tří dnů kalendářního měsíce, může být účet zrušen nejpozději do konce následujícího kalendářního měsíce.
Nezaplacené předplatné
- Po 21 dnech prodlení může být firma přepnuta do režimu pouze pro čtení (read-only).
- Po dalším měsíci může být přístup k firmě zablokován.
- Pokud nebude předplatné obnoveno, mohou být firma a data s ní spojená nejdříve po 3 měsících od omezení nebo zablokování Služby a po předchozím upozornění trvale vymazány, s výjimkou údajů, které je Poskytovatel povinen uchovávat ze zákonných důvodů nebo za účelem ochrany právních nároků.
Právo na vymazání účtu
Kdykoli můžete požádat o vymazání Vašeho účtu zasláním žádosti na support@cywo.tech.
5C. DOSTUPNOST SLUŽBY (SLA)
Cílový uptime
Poskytovatel bude vynakládat přiměřené úsilí k dosažení dostupnosti Služby na úrovni 99,5 % měsíčně. Tato hodnota představuje cíl dostupnosti, nikoli garantované SLA, pokud není s Uživatelem písemně dohodnuto jinak.
Plánovaná údržba
- 📅 Poskytovatel se bude snažit oznámit plánovanou údržbu v přiměřeném předstihu, zpravidla alespoň 48 hodin předem, pokud to okolnosti umožňují.
- ⏰ Údržba se obvykle provádí mimo běžnou pracovní dobu nebo v době nižšího zatížení Služby.
- ⏱️ V nezbytných případech může být údržba provedena i bez předchozího oznámení, zejména z bezpečnostních nebo provozních důvodů.
Neplánované výpadky
V případě výpadku bude Poskytovatel v přiměřeném rozsahu podle svých technických možností pracovat na obnovení provozu Služby a vhodným způsobem informovat Uživatele, zejména při delším nebo významném výpadku.
Výjimky ze SLA
- Plánovaná údržba a bezpečnostní zásahy.
- Výpadky způsobené třetími stranami, infrastrukturou, sítěmi, platebními bránami nebo službami mimo přiměřenou kontrolu Poskytovatele.
- Incidenty způsobené konfigurací, zařízením, sítí nebo zásahem Uživatele.
- Události vyšší moci, kybernetické útoky, výpadky energie, přírodní katastrofy, válečné události nebo zásahy orgánů veřejné moci.
5D. ZMĚNY PODMÍNEK
CyWo Tech, a. s. je oprávněna tyto Obchodní podmínky přiměřeně měnit zejména z důvodu změny právních předpisů, změny technických nebo bezpečnostních požadavků, změny funkcí nebo způsobu poskytování Služby, změny používaných technologií či infrastruktury nebo změny cenového či obchodního modelu Služby.
Oznámení
O podstatných změnách budete informováni minimálně 30 dní před jejich účinností:
- 📧 E-mailem
- 🔔 Oznámením v aplikaci
- 📄 Zveřejněním nové verze na https://cywo.tech
Drobné technické, formální nebo jazykové změny, které nemají podstatný dopad na práva a povinnosti Uživatele, mohou být provedeny bez uvedené 30denní lhůty.
Přijetí změn
Pokud Uživatel s podstatnou změnou nesouhlasí, může před datem její účinnosti zrušit předplatné nebo ukončit Smlouvu v souladu s těmito Podmínkami. Pokračováním v používání Služby po nabytí účinnosti změn Uživatel vyjadřuje souhlas s novými Podmínkami.
6. UKONČENÍ SMLOUVY
Zrušení předplatného Uživatelem
Zrušení předplatného je samostatný úkon od vymazání firmy a zrušení uživatelského účtu. Předplatné můžete kdykoli zrušit:
- V nastavení účtu
- E-mailem na support@cywo.tech
- Účinnost: Ke konci aktuálního platebního období; do tohoto okamžiku může Uživatel Službu využívat v rozsahu již uhrazeného předplatného.
Ukončení Poskytovatelem
Váš přístup můžeme ukončit v případě:
- ❌ Porušení Obchodních podmínek
- ❌ Neplacení – v souladu s postupem uvedeným v části „Neplacení a pozastavení služby“
- ❌ Nelegální aktivity
- ❌ Zneužití Služby
Oznámení: 14 dní předem (s výjimkou závažného porušení).
Ukončení Služby
CyWo Tech, a. s. si vyhrazuje právo ukončit BizHub jako celek:
- 📧 Oznámení 90 dní předem
- 💰 Vrácení nevyužitého předplatného
- 📥 Možnost exportu všech dat
7. ŘEŠENÍ SPORŮ
Rozhodné právo a řešení sporů
Smluvní vztah mezi Poskytovatelem a Uživatelem se řídí právním řádem Slovenské republiky, zejména, nikoli však výlučně, zákonem č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník ve znění pozdějších předpisů. Případné spory mezi Poskytovatelem a Uživatelem budou řešeny v souladu se zákonem č. 160/2015 Z. z. Civilný sporový poriadok ve znění pozdějších předpisů. Smluvní strany se výslovně dohodly, že spory vyplývající ze Smlouvy nebo v souvislosti s ní budou řešeny soudy Slovenské republiky.
Mimosoudní řešení
Před zahájením soudního řízení doporučujeme:
- Kontaktovat naši podporu: support@cywo.tech
- Mediaci (Slovenská obchodná a priemyselná komora)
- Jednání oprávněných zástupců smluvních stran s cílem vyřešit spor smírně
8. RŮZNÁ USTANOVENÍ
Úplná dohoda
Tyto Obchodní podmínky spolu s ceníkem, potvrzenou objednávkou, případnou individuální dohodou, Zásadami ochrany osobních údajů a případnou smlouvou o zpracování osobních údajů tvoří dohodu mezi Uživatelem a Poskytovatelem týkající se používání Služby.
Pořadí dokumentů
V případě rozporu mezi individuální písemnou dohodou, potvrzenou objednávkou nebo cenovou nabídkou, ceníkem a těmito Podmínkami má přednost individuální písemná dohoda, následně potvrzená objednávka nebo cenová nabídka, poté ceník a následně tyto Podmínky, pokud není výslovně dohodnuto jinak.
Doručování oznámení
Oznámení Poskytovatele mohou být doručována e-mailem na adresu uvedenou v účtu Uživatele, oznámením v aplikaci nebo zveřejněním na webových stránkách Poskytovatele. Oznámení zaslané e-mailem se považuje za doručené okamžikem jeho odeslání, pokud Poskytovatel neobdrží automatickou zprávu o nedoručení. Uživatel odpovídá za správnost a aktuálnost své e-mailové adresy.
Neplatnost ustanovení
Pokud je některé ustanovení neplatné nebo nevymahatelné, nemá to vliv na platnost ostatních ustanovení. Neplatné nebo nevymahatelné ustanovení bude nahrazeno ustanovením, které se co nejvíce blíží jeho účelu.
Postoupení práv
Uživatel není oprávněn postoupit jakákoli práva nebo povinnosti vyplývající z těchto Podmínek na třetí osobu bez předchozího písemného souhlasu Poskytovatele.
Omezení nebo přerušení Služby
Poskytovatel si vyhrazuje právo dočasně omezit nebo přerušit poskytování Služby z technických, bezpečnostních, právních nebo provozních důvodů. Uživatel bude o podstatném omezení informován přiměřeným způsobem, pokud to okolnosti umožňují.
Jazyková verze
V případě rozporu mezi českou a anglickou verzí má přednost česká verze. Anglická verze slouží jako referenční překlad.
Účinnost Podmínek
Tyto Podmínky nabývají účinnosti dnem jejich zveřejnění na www.cywo.tech nebo jiném oficiálním webovém sídle Poskytovatele a nahrazují všechny předchozí verze.
Datum účinnosti: 10. srpna 2026
Verze: 1.1
2. ZÁSADY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ (GDPR)
Verze: 1.1
Datum účinnosti: 10. srpna 2026
CyWo Tech, a. s. zpracovává osobní údaje v souladu s GDPR, zákonem č. 18/2018 Z. z. a dalšími aplikovatelnými vnitrostátními a evropskými právními předpisy. Při některých operacích zpracování vystupuje jako správce a u dat nahraných Uživatelem do Služby zpravidla jako zpracovatel jménem Uživatele.
- 📋 GDPR – Nařízení EU 2016/679
- 📋 Zákon č. 18/2018 Z. z. o ochraně osobních údajů (Slovenská republika)
- 📋 Další aplikovatelné vnitrostátní a evropské právní předpisy
1. SPRÁVCE A ZPRACOVATEL OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Název: CyWo Tech, a. s.
IČO: 51 462 699
Sídlo: Pri Tureckom kopci 769/9, Most pri Bratislave 900 46, Slovenská republika
E-mail: support@cywo.tech
Kontakt pro otázky ochrany osobních údajů: support@cywo.tech
Web: https://cywo.tech
Role při zpracování osobních údajů
| Oblast zpracování | Role CyWo Tech, a. s. |
|---|---|
| Registrace, uživatelský účet, přihlášení, fakturace, platby, zákaznická podpora, bezpečnostní logy a komunikace s Uživatelem | Správce |
| Data nahraná Uživatelem do Služby, zejména doklady, faktury, údaje zaměstnanců, mzdové údaje, údaje klientů, dodavatelů a přílohy | Zpracovatel jednající jménem Uživatele jako správce |
| Agregované a anonymizované statistiky, které neumožňují identifikovat Uživatele ani subjekty údajů | Mohou být zpracovávány Poskytovatelem za účelem zlepšování Služby |
Uživatel odpovídá za to, že osobní údaje, které do Služby nahrává nebo v ní zpracovává, zpracovává na odpovídajícím právním základě a v souladu s platnými právními předpisy.
2. JAKÉ OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁME
Registrační údaje:
- Jméno a příjmení (nebo název firmy)
- E-mail (pro přihlášení a komunikaci)
- Heslo (hashované pomocí bcrypt)
- IP adresa (při registraci a přihlášení)
Údaje o organizaci:
- Název firmy, IČO, DIČ / VAT ID
- Adresa (sídlo firmy)
- Kontaktní údaje
- Logo a razítko (volitelné)
- Bankovní účty
Obchodní údaje:
- Klienti: názvy firem, IČO, DIČ, adresy
- Zaměstnanci: jména, pozice, mzdy
- Faktury: čísla dokladů, částky, DPH
- Nahrané soubory: PDF faktury, přílohy
3. PROČ ZPRACOVÁVÁME VAŠE ÚDAJE
| Právní základ / režim | Účel |
|---|---|
| Smlouva (GDPR čl. 6 odst. 1 písm. b) | Registrace, přihlášení, poskytování služby BizHub, správa účtu, uživatelská podpora a komunikace související se Službou |
| Zákonná povinnost (GDPR čl. 6 odst. 1 písm. c) | Uchovávání faktur, účetních a daňových záznamů Poskytovatele po dobu vyžadovanou použitelnými účetními a daňovými právními předpisy |
| Oprávněný zájem (GDPR čl. 6 odst. 1 písm. f) | Zabezpečení Služby, prevence zneužití, diagnostika, ochrana právních nároků a základní obchodní statistiky |
| Souhlas (GDPR čl. 6 odst. 1 písm. a) | Marketingová komunikace a newsletter tam, kde je souhlas vyžadován; souhlas lze kdykoli odvolat |
| Zpracování jménem Uživatele (GDPR čl. 28) | Zpracování dat, která Uživatel nahrává do Služby, zejména dokladů, faktur, zaměstnaneckých a mzdových údajů, údajů klientů a dodavatelů |
Obchodní sdělení v České republice
Elektronická obchodní sdělení jsou zasílána v souladu s použitelnými právními předpisy, zejména zákonem č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti. Stávajícím zákazníkům může Poskytovatel za podmínek § 7 odst. 3 tohoto zákona zasílat obchodní sdělení týkající se vlastních obdobných výrobků nebo služeb, pokud měl zákazník možnost takové využití elektronického kontaktu odmítnout při jeho získání a v každém jednotlivém obchodním sdělení. V ostatních případech bude obchodní sdělení zasíláno na základě předchozího souhlasu, pokud jej právní předpisy vyžadují. Možnost odmítnout další obchodní sdělení bude poskytována jednoduchým a bezplatným způsobem.
Doplnění: Účetní a fakturační údaje Poskytovatele jsou uchovávány na základě zákonných povinností podle účetních a daňových předpisů. Údaje nahrané Uživatelem do Služby zpracovává Poskytovatel zpravidla jako zpracovatel podle pokynů Uživatele.
4. KDO MÁ PŘÍSTUP K VAŠIM ÚDAJŮM
Zpracovatelé a subdodavatelé
| Subjekt / služba | Účel | Poznámka |
|---|---|---|
| Supabase | Backend, databáze, autentizace, úložiště a technická infrastruktura | Data jsou ukládána v rámci EU podle nastavení projektu a dostupnosti poskytovatele. |
| Stripe | Platební brána, zpracování plateb, prevence podvodů a platební záznamy | Stripe může vystupovat jako samostatný správce nebo zpracovatel podle konkrétní platební služby. |
| Vlastní AI/OCR software a hardware CyWo Tech | Automatizované zpracování dokladů, OCR, vytěžování údajů, kategorizace a AI výstupy | Data Uživatele nejsou v rámci standardního AI/OCR zpracování odesílána do veřejných AI služeb typu OpenAI nebo Claude AI. |
| Poskytovatelé e-mailové, hostingové, monitorovací nebo bezpečnostní infrastruktury | Transakční e-maily, doručování oznámení, provoz, monitoring a zabezpečení Služby | Pouze v nezbytném rozsahu potřebném pro poskytování Služby. |
❌ NIKDY neprodáváme, nepronajímáme ani nesdílíme Vaše údaje s třetími stranami pro marketingové účely.
Poskytovatel může zapojit další zpracovatele nebo subdodavatele, pokud je to nezbytné pro poskytování Služby, přičemž zajistí odpovídající smluvní a bezpečnostní opatření podle GDPR.
AI/OCR zpracování
BizHub používá vlastní nebo upravené LLM/OCR modely a vlastní software/hardware. Data Uživatele nejsou v rámci standardního OCR/AI zpracování odesílána do veřejných AI služeb typu OpenAI, Claude AI nebo obdobných veřejných AI platforem a nejsou používána k trénování veřejných AI modelů.
4A. SMLOUVA O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ (DPA)
Tato část představuje smlouvu o zpracování osobních údajů podle čl. 28 GDPR pro případy, kdy CyWo Tech, a. s. zpracovává osobní údaje jménem Uživatele jako jeho zpracovatel.
| Položka | Popis |
|---|---|
| Správce | Uživatel nebo organizace, která do Služby nahrává osobní údaje a určuje účely a prostředky jejich zpracování. |
| Zpracovatel | CyWo Tech, a. s., která zpracovává údaje v rozsahu nezbytném pro poskytování Služby BizHub. |
| Předmět zpracování | Poskytování SaaS služby BizHub, správa dokladů, OCR/AI zpracování, ukládání, zobrazování, kategorizace, export a technická podpora. |
| Doba zpracování | Po dobu trvání smluvního vztahu a existence firmy ve Službě, následně podle retenčních lhůt uvedených v těchto dokumentech. |
| Typy osobních údajů | Identifikační, kontaktní, fakturační, účetní, mzdové, zaměstnanecké, bankovní a obchodní údaje obsažené v datech nahraných Uživatelem. |
| Kategorie subjektů údajů | Uživatelé, zaměstnanci Uživatele, klienti, dodavatelé, kontaktní osoby, fyzické osoby – podnikatelé a další osoby uvedené v dokladech nebo přílohách. |
| Dokumentované pokyny Uživatele | Poskytovatel zpracovává osobní údaje pouze na základě dokumentovaných pokynů Uživatele, včetně pokynů vyjádřených používáním Služby, nastaveními v aplikaci, Smlouvou a těmito Podmínkami, a to i pokud jde o předávání osobních údajů do třetí země nebo mezinárodní organizaci, ledaže takové zpracování vyžaduje právo EU nebo členského státu, které se na Poskytovatele vztahuje. |
| Nezákonný pokyn | Pokud se Poskytovatel domnívá, že pokyn Uživatele porušuje GDPR nebo jiné použitelné právní předpisy o ochraně osobních údajů, informuje o tom Uživatele bez zbytečného odkladu. |
| Mlčenlivost | Poskytovatel zajistí, aby osoby oprávněné zpracovávat osobní údaje byly vázány povinností mlčenlivosti nebo odpovídající zákonnou či smluvní povinností zachovávat důvěrnost. |
| Další zpracovatelé | Uživatel uděluje obecné povolení k zapojení dalších zpracovatelů nezbytných pro poskytování Služby. Poskytovatel bude Uživatele o zamýšleném zapojení nového dalšího zpracovatele nebo jeho nahrazení informovat vhodným způsobem a poskytne mu přiměřenou možnost vznést námitku. Na dalšího zpracovatele budou smluvně přeneseny povinnosti v oblasti ochrany osobních údajů odpovídající povinnostem Poskytovatele podle této DPA a čl. 28 GDPR. |
| Bezpečnost | Poskytovatel přijímá přiměřená technická a organizační opatření podle čl. 32 GDPR s ohledem na povahu zpracování, stav techniky a související rizika. |
| Součinnost | Poskytovatel poskytne Uživateli přiměřenou součinnost při vyřizování žádostí subjektů údajů a při plnění povinností podle čl. 32 až 36 GDPR, zejména v oblasti zabezpečení, porušení zabezpečení osobních údajů, posouzení vlivu na ochranu osobních údajů a případných předchozích konzultací s dozorovým úřadem, a to s přihlédnutím k povaze zpracování a informacím dostupným Poskytovateli. |
| Informace a audit | Poskytovatel poskytne Uživateli informace nezbytné k doložení splnění povinností podle čl. 28 GDPR a v přiměřeném rozsahu umožní audit nebo kontrolu provedenou Uživatelem nebo jím pověřeným nezávislým auditorem, pokud takový audit nepřiměřeně nenaruší provoz, bezpečnost nebo práva ostatních zákazníků a bude proveden po předchozí dohodě o rozsahu a termínu. |
| Ukončení zpracování | Po ukončení poskytování Služby nebo vymazání firmy Poskytovatel podle volby Uživatele osobní údaje vymaže nebo, je-li to technicky možné a Uživatel o to požádá před jejich vymazáním, umožní jejich vrácení nebo export, a následně odstraní existující kopie, s výjimkou údajů, jejichž další uchování vyžaduje použitelný právní předpis nebo které mohou být dočasně obsaženy v technických zálohách v souladu s retenčními pravidly uvedenými v těchto dokumentech. |
5. PŘEDÁVÁNÍ ÚDAJŮ MIMO EU
5.1 Ukládání a zpracování dat
Poskytovatel se snaží ukládat a zpracovávat data Uživatelů v rámci Evropské unie nebo Evropského hospodářského prostoru, pokud to umožňuje použitá infrastruktura a smluvní nastavení subdodavatelů.
AI/OCR zpracování: Standardní AI/OCR zpracování dokladů probíhá na vlastním softwaru/hardwaru nebo vlastních/upravených modelech Poskytovatele. Data nejsou za těmito účely odesílána do veřejných AI služeb typu OpenAI nebo Claude AI.
5.2 Výjimky a technická podpora
Někteří subdodavatelé, zejména platební, e-mailové nebo podpůrné služby, mohou v omezeném rozsahu zpracovávat údaje také mimo EU/EHP. V takovém případě Poskytovatel zajistí přiměřené záruky podle GDPR, zejména standardní smluvní doložky nebo jiný platný mechanismus předávání údajů, pokud je potřebný.
6. JAK DLOUHO ÚDAJE UCHOVÁVÁME
6.1 Během aktivního účtu nebo firmy
Údaje jsou uchovávány po dobu trvání aktivního účtu, existence aktivní firmy nebo poskytování Služby v rozsahu nezbytném pro poskytování Služby.
6.2 Souhrnná tabulka uchovávání údajů
| Typ údajů | Doba uchovávání |
|---|---|
| Data aktivní firmy | Po dobu existence aktivní firmy ve Službě |
| Databázové záznamy po ručním vymazání firmy | Okamžité vymazání z produkční databáze bez možnosti individuální obnovy ze strany Uživatele |
| Soubory v úložišti Služby po vymazání firmy (zejména PDF dokumenty, faktury, přílohy, obrázky a další nahrané soubory) | Odstraněny z produkčního úložiště bezodkladně při vymazání firmy |
| Technické databázové zálohy po vymazání | Nejvýše 7 dní, pokud jsou databázové údaje ještě dočasně obsaženy v automatických databázových zálohách poskytovatele infrastruktury |
| Bezpečnostní a přístupové logy | Zpravidla 3 měsíce, pokud delší uchování nevyžaduje bezpečnostní incident, právní nárok nebo zákonná povinnost |
| Faktury za Službu a platební záznamy | Po dobu vyžadovanou použitelnými účetními a daňovými právními předpisy |
| Data potřebná pro právní nároky, reklamace, spory nebo kontroly | Po dobu nezbytnou k ochraně práv a oprávněných zájmů nebo ke splnění zákonných povinností |
Právní základ pro technické logy a přístupové záznamy: oprávněný zájem Poskytovatele podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR, zejména bezpečnost Služby, prevence zneužití, diagnostika a ochrana právních nároků.
6.3 Právní nároky
Pokud existuje soudní spor, reklamace, bezpečnostní incident, daňová kontrola nebo jiný právní důvod, mohou být údaje uchovávány po dobu nezbytnou k řešení dané věci a ochraně práv a oprávněných zájmů.
7. VAŠE PRÁVA PODLE GDPR
7.1 Právo na přístup (čl. 15)
Máte právo vědět:
- ✅ Jaké údaje o Vás máme
- ✅ Jak je používáme
- ✅ Komu je poskytujeme
- ✅ Jak dlouho je uchováváme
Jak požádat: Zašlete e-mail na support@cywo.tech
Odpověď: Do 30 dnů (podle GDPR)
7.2 Právo na opravu (čl. 16)
Můžete opravit:
- ✅ Nepřesné údaje v profilu
- ✅ Nesprávné údaje organizace
- ✅ Kontaktní informace
Jak: Přímo v nastavení účtu nebo e-mailem
7.3 Právo na výmaz – „právo být zapomenut“ (čl. 17)
Můžete požádat o výmaz:
- ✅ Když údaje již nejsou potřebné
- ✅ Pokud odvoláte souhlas (marketing)
- ✅ Pokud bylo zpracování nezákonné
Výjimka (nemůžeme vymazat):
- ❌ Faktury a účetní nebo daňové doklady, které je Poskytovatel povinen uchovávat podle použitelných právních předpisů
- ❌ Údaje potřebné pro právní nároky
- ❌ Účetní záznamy (zákon o účetnictví)
Jak: E-mailem na support@cywo.tech s příslušnou žádostí
7.4 Právo na přenositelnost údajů (čl. 20)
Máte právo získat svá data ve strojově čitelném formátu:
- 📥 Excel export (faktury, klienti, zaměstnanci)
- 📥 JSON export (všechna data z databáze)
- 📥 PDF archiv (všechny nahrané dokumenty)
Jak: V nastavení účtu → „Export dat“ nebo e-mailem na support@cywo.tech
7.5 Právo na omezení zpracování (čl. 18)
Můžete požádat o pozastavení zpracování:
- ⏸️ Dokud ověřujeme správnost údajů
- ⏸️ Pokud vznášíte námitku proti zpracování
- ⏸️ Dokud nebude vyřešen právní spor
Důsledek: Údaje budou pouze uloženy, nikoli aktivně zpracovávány
7.6 Právo vznést námitku (čl. 21)
Můžete vznést námitku proti:
- ❌ Marketingu (okamžité zastavení)
- ❌ Profilování (pokud by se provádělo)
- ❌ Zpracování založenému na oprávněném zájmu
Výjimka: Nemůžete vznést námitku proti zpracování nezbytnému pro plnění Smlouvy
7.7 Právo odvolat souhlas (čl. 7 odst. 3)
Kdykoli můžete odvolat:
- 📧 Souhlas s marketingovými e-maily
- 📧 Souhlas s newsletterem
- 📧 Souhlas s konkrétním zpracováním osobních údajů založeným na souhlasu
Jak: Kliknutím na „Odhlásit se“ v e-mailu nebo v nastavení účtu
7.8 Právo podat stížnost (čl. 77)
Pokud máte podezření na porušení GDPR:
📋 Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky
Web: https://dataprotection.gov.sk/
E-mail: statny.dozor@pdp.gov.sk
Adresa: Galvaniho 7/B, 821 04 Bratislava
📋 Úřad pro ochranu osobních údajů České republiky
Web: https://uoou.gov.cz/
E-mail: posta@uoou.gov.cz
Adresa: Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7
8. BEZPEČNOST ÚDAJŮ
8.1 Technická opatření
- 🔒 SSL/TLS šifrování přenosu dat
- 🔒 Autentizace Uživatelů a správa přístupových práv
- 🔒 Technické oddělení dat jednotlivých organizací
- 🔒 Zálohování a obnova v rozsahu nezbytném pro provoz Služby
- 🔒 Monitoring a bezpečnostní opatření přiměřená rizikům a technickým možnostem
- 🔒 Vlastní AI/OCR zpracování bez odesílání klientských dat do veřejných AI služeb typu OpenAI nebo Claude AI
8.2 Organizační opatření
- 👤 Přístup k datům pouze pro oprávněné osoby a pouze v rozsahu nezbytném pro poskytování Služby nebo podpory
- 👤 Povinnost mlčenlivosti nebo zachování důvěrnosti pro osoby s přístupem k datům
- 👤 Interní postupy při bezpečnostních incidentech
- 👤 Přiměřená kontrola a správa subdodavatelů
8.3 Zálohování
Poskytovatel provádí technické zálohování v rozsahu nezbytném pro provoz a obnovu Služby. Pokud jsou vymazaná data dočasně obsažena v technických zálohách, uchovávají se nejvýše 7 dní, pokud delší uchování nevyžaduje právní nárok, bezpečnostní incident nebo zákonná povinnost.
8.4 Bezpečnostní incident
V případě porušení zabezpečení osobních údajů bude Poskytovatel postupovat v souladu s GDPR. Pokud vystupuje jako zpracovatel, oznámí relevantní incident Uživateli jako správci bez zbytečného odkladu poté, co se o něm dozví. Pokud vystupuje jako správce, posoudí riziko incidentu a splní případné oznamovací povinnosti vůči dozorovému úřadu a subjektům údajů.
9. OSOBY MLADŠÍ 18 LET A OSOBNÍ ÚDAJE
❌ BizHub není určen osobám mladším 18 let.
Pokud zjistíme, že jsme zpracovali osobní údaje osoby mladší 18 let z důvodu, že si taková osoba stáhla tuto aplikaci:
- ⚠️ Okamžitě vymažeme účet
- ⚠️ Podnikneme kroky ke zjištění, kdo je zákonným zástupcem takové osoby, a pokud se nám podaří zákonného zástupce zjistit, bezodkladně jej kontaktujeme.
10. ZMĚNY ZÁSAD OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ
10.1 Právo na změnu
Tyto Zásady můžeme aktualizovat při:
- 📋 Změně právních předpisů (GDPR, slovenské předpisy)
- 📋 Zavedení nových funkcí Služby
- 📋 Změně technologií
10.2 Oznámení o změnách
- 📧 E-mailem minimálně 30 dní předem
- 🔔 Oznámením v aplikaci
- 📄 Novou verzí na webu: https://cywo.tech
10.3 Účinnost změn
Aktualizované Zásady nabývají účinnosti dnem uvedeným v jejich nové verzi. O podstatných změnách budeme Uživatele vhodným způsobem informovat.
11. KONTAKT
Obecné otázky k ochraně údajů
📧 E-mail: support@cywo.tech
🌐 Web: https://cywo.tech
Uplatňování práv podle GDPR
📧 E-mail: support@cywo.tech
Uveďte:
- Vaše jméno a e-mail účtu
- Konkrétní právo (přístup, výmaz atd.)
- Důvod žádosti (volitelné)
Odpověď: Do 30 dnů (podle čl. 12 odst. 3 GDPR)
Stížnosti podle GDPR
📋 Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky
🌐 Web: https://dataprotection.gov.sk/
📧 E-mail: statny.dozor@pdp.gov.sk
📞 Tel.: +421 2 3231 3214
📋 Úřad pro ochranu osobních údajů České republiky
🌐 Web: https://uoou.gov.cz/
📧 E-mail: posta@uoou.gov.cz
📞 Tel.: +420 234 665 111
12. ZÁVĚREČNÉ INFORMACE
Používáním BizHub berete na vědomí, že:
- ✅ Osobní údaje jsou zpracovávány způsobem uvedeným v těchto Zásadách ochrany osobních údajů
- ✅ Zpracování probíhá na příslušných právních základech, zejména plnění Smlouvy, zákonná povinnost, oprávněný zájem, souhlas při marketingu nebo zpracování jménem Uživatele jako správce
- ✅ Rozumíte svým právům podle GDPR
- ✅ Víte, jak svá práva uplatnit
DŮLEŽITÉ: Souhlas se používá pouze tam, kde je vhodným právním základem, zejména při marketingové komunikaci. Základní funkce Služby jsou zpracovávány zejména na základě Smlouvy, zákonné povinnosti, oprávněného zájmu nebo jako zpracování jménem Uživatele.
Datum účinnosti: 10. srpna 2026
Verze: 1.1
Úplné Zásady ochrany osobních údajů naleznete v příslušném dokumentu
1. TERMS OF SERVICE & EULA
Introduction
This application is intended exclusively for self-employed individuals, legal entities and persons acting within their business or professional activity. The Service is not intended for consumers.
By entering into the Agreement, the User confirms that the Service is ordered and used exclusively in connection with the User’s business or professional activity and that the User is not acting as a consumer.
The contractual relationship between the user and the provider arises in particular upon user registration, creation of a user account, selection of a pricing plan, creation of a company in the application or commencement of use of the Service.
By creating a user account, selecting a pricing plan, creating a company in the application or starting to use the Service, the user confirms that they had the opportunity to review these Terms, understand them and agree to them. If the user does not agree to these Terms, the user is not entitled to use the Service, create a company in the application or use or activate the selected plan.
By creating a company in the application, the user declares that they are authorized to act on behalf of such company or are authorized to create and manage the company in the Service. The user is responsible for the accuracy of the information provided when creating the company and for all actions performed within that company in the Service.
If the user is granted a trial period upon registration or selection of a pricing plan, such trial period represents a free introductory period for the selected plan. The duration of the trial period and its end date are displayed to the user in the application or communicated by another appropriate means.
By selecting a pricing plan, the user acknowledges that after the trial period ends, use of the Service will continue as a paid monthly subscription under the selected plan, unless the user cancels the subscription before the end of the trial period, in particular by deleting the company in the application or by sending a cancellation request to support@cywo.tech, or unless otherwise agreed with the provider.
The contractual relationship between the user and the provider lasts for the entire period of an active account, active company or active subscription, depending on which circumstance is relevant for the respective part of the Service.
The contractual relationship between the user and the provider is governed by the applicable provisions of Act No. 513/1991 Coll., the Commercial Code, as amended.
If an account is created by a person outside the target group of the Service, the Provider is entitled to reject, restrict or cancel the account. The User declares that the Service is used within the User’s business or professional activity.
Version: 1.1
Effective Date: August 10, 2026
1.1 Service Provider
CyWo Tech, a. s.
Company ID: 51 462 699
Registered Office: Pri Tureckom kopci 769/9, Most pri Bratislave 900 46, Slovak Republic
Registered: Municipal Court Bratislava III, section: Sa, insert no.: 6758/B
Email: support@cywo.tech
Web: https://cywo.tech
Phone: +421 918 173 190
1.2 Definitions
- "Agreement" – legal relationship between Provider and User, which arises in the manner set out in these Terms, in particular by registration, selection of a pricing plan, creation of a company in the application or commencement of use of the Service.
- "Provider" – CyWo Tech, a. s., which provides the BizHub service.
- "BizHub" or "Service" - cloud based enterprise management system for managing finances, documents, clients, and employees
- "User" or "You" – a person using the Service
- "Account" - registered user account in the Service
- "Organization" - User's business entity registered in the Service
- "Personal Data" - data defined in GDPR (EU Regulation 2016/679)
- "Subscription" - paid access to the Service according to the chosen pricing plan
- "Data" - all information, documents and records entered by the User into the Service
1.3 Acceptance of Terms
⚠️ IMPORTANT: By using the BizHub Service, you agree to these Terms of Service. If you do not agree with any provision, do not use the Service.
The User expresses consent to these Terms in particular by registering, creating an account, logging into the Service, selecting a pricing plan, creating a company in the application, starting to use the Service or continuing to use the Service after having had the opportunity to review these Terms. By performing these actions, the User also confirms that if they do not agree to these Terms, they will not use the Service, create a company in the application or use the selected plan.
2. SERVICE DESCRIPTION
BizHub is a SaaS (Software as a Service) platform providing:
- ✅ Income and expense management
- ✅ Document processing (invoices, receipts, delivery notes, deposits, cash documents)
- ✅ Client and supplier management
- ✅ Employee and payroll management
- ✅ Financial overviews and reports
- ✅ Organizational hierarchy (Companies → Branches → Cash registers)
- ✅ User permissions and access control
- ✅ PDF document and attachment storage
⚠️ IMPORTANT NOTICES
BizHub is a business data management tool, NOT an accounting system.
WE DO NOT GUARANTEE AND ARE NOT LIABLE FOR:
- ❌ The correctness of accounting procedures in the user’s uploaded accounting data in accordance with applicable and effective legal regulations
- ❌ The correctness of VAT and tax calculations in the user’s uploaded or created accounting data
- ❌ Compliance with all statutory requirements within the user’s accounting data necessary for proper bookkeeping
- ❌ Replacing the work of a certified accountant
- ❌ The user’s business decisions based on and derived from data uploaded in the Service
💡 WE RECOMMEND: Consult accounting and tax matters with a licensed accountant.
2A. AUTOMATED PROCESSING, OCR AND AI OUTPUTS
BizHub uses its own or customized LLM/OCR models and its own software/hardware for document processing. User data is not, as part of standard document processing, sent to public AI services such as OpenAI, Claude AI or similar public AI platforms for OCR/AI processing.
Automated processing, OCR, categorization, data extraction, reports, alerts and AI recommendations are auxiliary and informational. They may contain errors, inaccuracies or incomplete data.
The User is obliged to verify the accuracy of Service outputs before using them for accounting, tax, legal, financial or business purposes. The Service does not provide legal, tax, accounting or financial advice and does not replace professional assessment by an accountant, tax advisor, auditor, lawyer or other qualified professional.
The Provider is not liable for damage caused by the use of unverified, incomplete or incorrectly interpreted Service outputs. The User is responsible for the final verification of data, its export to accounting systems and compliance with their legal obligations.
The Provider does not use User data to train public AI models. If the method of AI/OCR processing changes materially, the Provider will inform the User in an appropriate manner.
3. PRICING PLANS AND PAYMENTS
| Plan | Price/month | Documents included | Number of locations | Support | Document overage |
|---|---|---|---|---|---|
| Basic | €15 excl. VAT | 20 documents monthly | max. 2 locations | email support within 48 hours on business days | €0.20 for each additional document |
| Extended | €35 excl. VAT | 150 documents monthly | max. 10 locations | faster support within 24 hours on business days | €0.20 for each additional document |
| Business | €59 excl. VAT | 350 documents monthly | max. 15 locations | priority support within 12 hours on business days | €0.20 for each additional document |
| Custom / Enterprise | custom | custom limit | custom | dedicated or priority support as agreed | as agreed individually or according to the current price list |
The stated support times represent target response times during business days, not guaranteed resolution times, unless otherwise agreed in writing.
Example: For 25 documents in the Basic plan, the client pays €15 excl. VAT for the package + €1 excl. VAT for 5 documents above the limit.
Clients with multiple companies or packages may be eligible for a discount according to the current price list: 10% discount on each package for 2–4 companies and 15% discount on each package for 5 or more companies. Discounts do not apply to document overage fees.
Prices are subject to change according to the current price list published on www.biz-hub.ai. For existing subscriptions, a price change will apply no earlier than from the effective date notified to the User in accordance with the “Changes to Terms” section.
🎁 Trial Period:
- Duration: first month free, unless otherwise stated in the application, price list or individual offer
- Scope: the number of documents and other limits during the trial period depend on the selected plan
- Payment: The monthly subscription is not charged during the trial period; after the trial period ends, the Service continues as a paid subscription unless the user cancels it beforehand.
The trial period is intended for testing the functions of the Service within the selected plan. The trial period does not cancel the order of the selected plan; it represents temporary free provision of the Service before the start of the paid period.
If the user does not delete the company or otherwise cancel the subscription before the trial period ends, use of the Service for that company will continue after the trial period as a paid monthly subscription under the selected plan.
Payment Terms
- Payment Gateway: Stripe (third party)
- Billing: Monthly subscription + document overage
- VAT: Prices are stated exclusive of VAT. VAT or any similar tax will be charged in accordance with applicable tax laws. Where the reverse charge mechanism applies to the supply, the parties will proceed in accordance with the applicable legal regulations.
- Payment Methods: Credit/debit card
- Automatic Renewal: Subscription automatically renews each month
The BizHub subscription is linked to a specific company created by the user in the application. The provider is entitled to charge the price for the Service after the trial period ends if the user does not delete the company, cancel the subscription or agree otherwise with the provider before the trial period ends.
Document Counting
Counted documents:
- ✅ Received invoices
- ✅ Issued invoices
- ✅ Cash documents
- ✅ Delivery slips
- ✅ Deposit invoices
- ✅ Salary documents
- ✅ Uploaded attachments
Not counted:
- ❌ System reports
- ❌ Excel exports
- ❌ PDF exports of overviews
- ❌ Data backups
Overage and Counter Reset
- Document count resets on the 1st day of each month
- Deleted documents are not counted
- Overage is billed at end of month
- Payment is processed automatically via Stripe
Non-Payment and Service Suspension
In case of non-payment:
- ⚠️ After 21 days of delay, the company may be switched to read-only mode and uploading new documents may be blocked.
- ⚠️ After another month, access to the company may be blocked.
- ⚠️ If the subscription is not renewed, the company and related data may be permanently deleted no earlier than 3 months after restriction or blocking of the Service and after prior notice, except for data that the Provider is required to retain by law or for the protection of legal claims.
3A. REGISTRATION AND ACCOUNT
Registration Requirements
To create an account you must:
- ✅ Be a self-employed individual over 18 years of age, a legal entity, or a person authorized to act on behalf of such entity
- ✅ Provide truthful, accurate and current information
- ✅ Have a valid email address
- ✅ Have the opportunity to review these Terms before using the Service
- ✅ Acknowledge the Privacy Policy
Account Responsibility
The User is solely responsible for the account, its content, data and uploaded documents.
You are responsible for:
- Security of your password
- All activities performed under your account
- Immediately reporting suspected unauthorized access
- Truthfulness of information provided during registration
The Provider is not responsible for losses caused by unauthorized use of the User’s account by a third party (e.g., a hacker or a person to whom the User provided login credentials).
Company Deletion
Deleting a company is a separate action from cancelling a subscription and cancelling the user account. You may delete any company within your account at any time. The BizHub subscription and Service billing are linked to the existence of a specific company in the application.
Deleting a company in the application also terminates the provision of the Service and the subscription linked to that company. By deleting the company, the possibility of further paid use of the Service for that company ends.
If the user deletes the company during the trial period, the trial period for that company ends and no paid subscription arises for the deleted company after the trial period.
If the user deletes the company during a paid period, the subscription for that company ends on the date of deletion, while already paid or invoiced subscription fees for the current period are not refunded due to the nature of the monthly subscription, unless the provider and the user agree otherwise. We therefore recommend cancelling a company at the end of a calendar month.
Company deletion is irreversible. Deleting a company permanently removes the company registration in the Service, its settings, users assigned to the company, documents, data, attachments and other content linked to that company. Before deleting a company, the user is responsible for exporting all data, records and documents that the user needs to retain.
User Account Cancellation
Cancelling the user account is a separate action from cancelling a subscription and deleting a company. You may cancel your account at any time by sending a request to: support@cywo.tech. Cancellation of the account does not affect any payment or other obligations of the User that have already arisen.
After receipt of the account cancellation request, the account will be cancelled no later than on the last day of the calendar month in which the request was sent. If the request is sent during the last three days of a calendar month, the account will be cancelled no later than on the last day of the following calendar month.
3B. SERVICE USAGE
Permitted Use
You may use BizHub for:
- ✅ Managing your company finances
- ✅ Processing business documents
- ✅ Generating reports and overviews
- ✅ Managing clients and employees
- ✅ Exporting data for accounting purposes
Prohibited Use
PROHIBITED:
- ❌ Uploading illegal content
- ❌ Violating copyright
- ❌ Distributing malware, viruses or harmful code
- ❌ Reverse engineering, decompilation, or disassembly of the Service
- ❌ Attempting unauthorized access to other users' systems or data
- ❌ Automated bulk data download (scraping)
- ❌ Using the Service for illegal purposes
- ❌ Sharing login credentials with unauthorized persons
- ❌ Uploading or processing third parties' personal data without an appropriate legal basis or in violation of applicable legal regulations
- ❌ Renting, selling, or sublicensing access to the Service
Consequences of Violation
Violation of these terms may result in:
- ⚠️ Immediate account blocking
- ⚠️ Data deletion
- ⚠️ Legal action
- ⚠️ Ban on future registration
3C. INTELLECTUAL PROPERTY
Service Ownership: All rights to BizHub (code, design, logo, trademark) are property of CyWo Tech, a. s.
User License: We grant you a non-exclusive, non-transferable, revocable license to use BizHub in accordance with these terms.
Data Ownership: Your data remains your property. We make no claim to your business information, documents or records.
We have the right to:
- Process your data to provide the Service
- Create anonymized statistics (without user identification)
- Backup data for technical purposes
4. LIMITATION OF LIABILITY
The BizHub Service is provided “AS IS”, to the extent permitted by applicable law.
The Service does not provide legal, tax, accounting or financial advice. All reports, recommendations, alerts, AI outputs, automated outputs and overviews are auxiliary and informational and do not replace professional assessment by an accountant, tax advisor, auditor, lawyer or other qualified professional.
Before using any data or outputs of the Service for accounting, tax, legal, financial or business purposes, the User must verify their accuracy, completeness and suitability for the intended purpose.
The Provider is not responsible for the content, data and documents entered or uploaded by the User into the Service, nor for their accuracy, timeliness, completeness or legality.
The Provider is liable for damage arising from a breach of its obligations only under the conditions and to the extent provided by applicable law. In assessing the extent of damages, account shall be taken in particular of the foreseeability of the damage at the time the contractual relationship arose, causation and other statutory conditions of liability.
The Provider is not liable for damage to the extent caused by an act or omission of the User, breach of the User’s obligations, failure to provide necessary cooperation, incorrect or unverified use of Service outputs, or use of the Service contrary to these Terms.
The User must take reasonable measures to prevent damage and to limit its extent where such measures may reasonably be required in the circumstances.
The Provider is not liable for temporary unavailability of the Service or another breach of obligation if caused by circumstances excluding liability under applicable law, in particular an event occurring independently of the Provider’s will that could not reasonably have been foreseen or whose consequences could not reasonably have been prevented or overcome.
If unavailability of the Service, data loss or another breach of obligation is caused by a third-party provider whose infrastructure or services are used by the Provider, the Provider’s liability shall be assessed under applicable law, including the rules governing circumstances excluding liability and performance through third parties.
Maximum Scope of Liability
To the maximum extent permitted by applicable law, the Provider’s total aggregate liability for all damages and claims of the User arising out of or in connection with the Agreement, the Service or its use and relating to a particular affected company is limited to an amount equal to the total fees paid or payable by the User to the Provider for the Service for that company during the three (3) months immediately preceding the event giving rise to the damage.
If the paid Service for the affected company has been provided for less than three (3) months, the Provider’s maximum liability shall equal the total fees paid or payable for the Service for that company from the commencement of the paid Service until the event giving rise to the damage.
This limit represents the Provider’s maximum aggregate liability for all claims relating to the particular affected company, regardless of the number of individual claims, the legal basis of a claim or the number of events from which the claims arise.
Claims arising from the same event, the same cause or a series of related events shall be treated as one aggregate claim for the purposes of this limitation.
This limitation of liability applies regardless of the legal basis of the claim, including contractual liability, damages or any similar claim, but only to the extent such limitation is permitted by applicable mandatory law.
If applicable mandatory law does not permit limitation of liability in a particular case, this limitation shall apply only to the maximum extent permitted by such law.
If any specific limitation of liability in this section is found to be invalid, ineffective or unenforceable, this shall not affect the validity and applicability of the remaining provisions of this section to the extent permitted by law.
In particular, the Provider is not liable for damage resulting from:
- a business, accounting, tax or financial decision of the User based on an unverified or incorrectly interpreted Service output;
- incorrect, incomplete or unlawful data entered by the User;
- use of the Service contrary to these Terms or applicable law;
- failure by the User to provide necessary cooperation;
- failure by the User to reasonably verify automated, OCR or AI outputs.
Nothing in this section excludes or limits the Provider’s liability in cases and to the extent that such exclusion or limitation is not permitted by mandatory law.
5. DATA PROTECTION (GDPR)
Details about personal data protection can be found in Privacy Policy.
5A. DATA SECURITY
Security Measures
- 🔒 Appropriate technical and organizational measures: The Provider protects the Service and User data with measures appropriate to the nature of the processed data and related risks.
- 🔒 Encryption in transit: Communication with the Service is protected using SSL/TLS.
- 🔒 Authentication: Access to the Service is protected by a user account and password, and potentially by additional mechanisms available in the application.
- 🔒 Data separation: The Service uses technical mechanisms to separate data of individual organizations and users.
- 🔒 Backups: The Provider performs technical backups to the extent necessary for operation and restoration of the Service.
- 🔒 Own AI/OCR processing: Automated document processing is carried out through the Provider’s own software/hardware or own/customized models, not through public AI services such as OpenAI or Claude AI.
Your Responsibilities
You are responsible for:
- Keeping your password and login credentials secure
- Managing access rights of users within your company
- Logging out after finishing work
- Using reasonably secured devices and networks
- Immediately reporting any suspected security incident or unauthorized access
Security Incident
In the event of a security incident or personal data breach, the Provider will proceed in accordance with applicable laws, in particular GDPR. Where the Provider acts as a processor, it will notify the relevant client as controller without undue delay after becoming aware of the incident. Where the Provider acts as a controller, it will assess the risk of the incident and fulfil any notification obligations towards the supervisory authority and data subjects under GDPR.
5B. DATA RETENTION AND DELETION
General Rule
Data assigned to a specific company is retained while the company exists in the Service. The User is responsible for exporting and archiving accounting, tax and other legally required documents. The Provider is not responsible for the statutory archiving of the User’s accounting records.
Unified Data Retention Table
| Data Type | Retention Period |
|---|---|
| Data of an active company | For as long as the company exists in the Service |
| Database records after manual company deletion | Immediate deletion from the production database without individual restoration option for the User |
| Files in the Service storage after company deletion (in particular PDF documents, invoices, attachments, images and other uploaded files) | Deleted from the production storage without undue delay upon company deletion |
| Technical database backups after deletion | Up to 7 days, if database data is still temporarily contained in automatic database backups of the infrastructure provider |
| Security and access logs | Generally 3 months, unless longer retention is required due to a security incident, legal claim or legal obligation |
| Invoices issued by the Provider and payment records | For the period required by applicable accounting and tax laws |
| Data required for legal claims, complaints or disputes | For the period necessary to protect the rights and legitimate interests of the Provider or the User |
Company Deletion by User
If the User manually deletes a company, database records assigned to that company will be removed from the production database and files stored in the Service storage, in particular PDF documents, invoices, attachments, images and other uploaded files, will be deleted from the production storage without undue delay. Company deletion is irreversible and may include deletion of the company registration, settings, users assigned to the company, documents, attachments and other content linked to that company. Some technical database data may remain temporarily contained in automatic database backups of the infrastructure provider for up to 7 days; these backups are not intended for individual restoration of data of a deleted company at the User’s request.
Before deleting a company, the User is obliged to export all data, documents and records that the User needs to retain for accounting, tax, legal or internal purposes.
Account Cancellation upon Request
After receiving a request to cancel an account, the Provider will cancel the account no later than on the last day of the calendar month in which the request was received. If the request is received during the last three days of a calendar month, account cancellation may be performed no later than by the end of the following calendar month.
Unpaid Subscription
- After 21 days of delay, the company may be switched to read-only mode.
- After another month, access to the company may be blocked.
- If the subscription is not renewed, the company and related data may be permanently deleted no earlier than 3 months after restriction or blocking of the Service and after prior notice, except for data that the Provider is required to retain by law or to protect legal claims.
Right to Account Deletion
You may request deletion of your account at any time by sending a request to support@cywo.tech.
5C. SERVICE AVAILABILITY (SLA)
Target Uptime
The Provider will use reasonable efforts to maintain Service availability at 99.5% monthly uptime. This value represents an availability target, not a guaranteed SLA, unless otherwise agreed with the User in writing.
Planned Maintenance
- 📅 The Provider will use reasonable efforts to announce planned maintenance in advance, generally at least 48 hours in advance where circumstances allow.
- ⏰ Maintenance is usually performed outside normal business hours or during lower Service load.
- ⏱️ In necessary cases, maintenance may be performed without prior notice, especially for security or operational reasons.
Unplanned Outages
In the event of an outage, the Provider will, according to its technical capabilities, work to restore the Service and inform Users in an appropriate manner, especially in the case of longer or significant outages.
SLA Exclusions
- Planned maintenance and security interventions.
- Outages caused by third parties, infrastructure, networks, payment gateways or services outside the Provider’s reasonable control.
- Incidents caused by the User’s configuration, device, network or intervention.
- Force majeure events, cyberattacks, power outages, natural disasters, war events or actions of public authorities.
5D. CHANGES TO TERMS
CyWo Tech, a. s. may reasonably amend these Terms of Service, in particular due to changes in legal regulations, technical or security requirements, Service features or the manner in which the Service is provided, technologies or infrastructure used, or the pricing or business model of the Service.
Notification
You will be informed of material changes at least 30 days before they take effect:
- 📧 By email
- 🔔 By in-app notification
- 📄 By publishing the new version at https://cywo.tech
Minor technical, formal or language changes that do not materially affect the User’s rights and obligations may be made without the above 30-day notice period.
Acceptance of Changes
If the User does not agree with a material change, the User may cancel the subscription or terminate the Agreement in accordance with these Terms before the change takes effect. By continuing to use the Service after the changes take effect, the User agrees to the new Terms.
6. TERMINATION
Subscription Cancellation by User
Cancellation of the subscription is a separate action from deleting a company and cancelling the user account. You may cancel the subscription at any time:
- In account settings
- By email to support@cywo.tech
- Effective: At the end of the current billing period; until then, the User may continue to use the Service within the scope of the subscription already paid for.
Termination by Provider
We may terminate your access in case of:
- ❌ Violation of Terms of Service
- ❌ Non-payment – in accordance with the procedure set out in the “Non-Payment and Service Suspension” section
- ❌ Illegal activity
- ❌ Service abuse
Notice: 14 days in advance (except serious violation).
Service Termination
CyWo Tech, a. s. reserves the right to terminate BizHub as a whole:
- 📧 Notice 90 days in advance
- 💰 Refund of unused subscription
- 📥 Ability to export all data
7. DISPUTE RESOLUTION
Governing Law and Dispute Resolution
The contractual relationship between the Provider and the User shall be governed by the laws of the Slovak Republic, in particular, but not exclusively, Act No. 513/1991 Coll., the Commercial Code, as amended. Any disputes between the Provider and the User shall be resolved in accordance with Act No. 160/2015 Coll., the Civil Dispute Procedure Code, as amended. The contractual parties expressly agree that disputes arising out of or in connection with the Agreement shall be resolved by the courts of the Slovak Republic.
Out-of-Court Resolution
Before initiating court proceedings, we recommend:
- Contact our support: support@cywo.tech
- Mediation (Slovak Chamber of Commerce and Industry)
- Negotiation between authorized representatives of the contractual parties with the aim of resolving the dispute amicably
8. MISCELLANEOUS
Entire Agreement
These Terms together with the price list, confirmed order, any individual agreement, Privacy Policy and any data processing agreement constitute the agreement between the User and the Provider concerning the use of the Service.
Order of Documents
In the event of a conflict between an individual written agreement, confirmed order or price offer, price list and these Terms, the individual written agreement shall prevail, followed by the confirmed order or price offer, followed by the price list and then these Terms, unless expressly agreed otherwise.
Delivery of Notices
Provider notices may be delivered by e-mail to the address listed in the User account, by in-app notice or by publication on the Provider’s website. A notice sent by e-mail is deemed delivered at the moment of sending unless the Provider receives an automatic non-delivery message. The User is responsible for the accuracy and validity of their e-mail address.
Invalidity of Provisions
If any provision is invalid or unenforceable, this does not affect the validity of the remaining provisions. The invalid or unenforceable provision shall be replaced by a provision that most closely reflects its purpose.
Assignment of Rights
The User is not entitled to assign any rights or obligations arising from these Terms to a third party without the Provider’s prior written consent.
Temporary Suspension of the Service
The Provider reserves the right to temporarily restrict or interrupt the provision of the Service for technical, security, legal or operational reasons. The User will be informed of any material restriction in an appropriate manner where circumstances allow.
Language Version
In case of conflict between the Czech and English versions, the Czech version prevails. The English version serves as a reference translation.
Effectiveness of Terms
These Terms become effective on the date of publication on www.cywo.tech or another official website of the Provider and replace all previous versions.
Effective Date: August 10, 2026
Version: 1.1
2. PRIVACY POLICY (GDPR COMPLIANT)
Version: 1.1
Effective Date: August 10, 2026
CyWo Tech, a. s. processes personal data in accordance with GDPR, Act No. 18/2018 Coll. and other applicable national and European legal regulations. For certain processing operations it acts as a controller and, for data uploaded by the User into the Service, generally as a processor on behalf of the User.
- 📋 GDPR - EU Regulation 2016/679
- 📋 Act No. 18/2018 Coll. on personal data protection (Slovak Republic)
- 📋 Other applicable national and European legal regulations
1. DATA CONTROLLER AND PROCESSOR
Name: CyWo Tech, a. s.
Company ID: 51 462 699
Registered Office: Pri Tureckom kopci 769/9, Most pri Bratislave 900 46, Slovak Republic
Email: support@cywo.tech
Contact for personal data protection matters: support@cywo.tech
Web: https://cywo.tech
Roles in Personal Data Processing
| Processing Area | Role of CyWo Tech, a. s. |
|---|---|
| Registration, user account, login, billing, payments, customer support, security logs and communication with the User | Controller |
| Data uploaded by the User into the Service, in particular documents, invoices, employee data, payroll data, client and supplier data and attachments | Processor acting on behalf of the User as controller |
| Aggregated and anonymized statistics that do not identify the User or data subjects | May be processed by the Provider to improve the Service |
The User is responsible for ensuring that personal data uploaded to or processed in the Service is processed on an appropriate lawful basis and in accordance with applicable laws.
2. WHAT PERSONAL DATA WE PROCESS
Registration Data:
- Name and surname (or company name)
- Email (for login and communication)
- Password (hashed using bcrypt)
- IP address (during registration and login)
Organization Data:
- Company name, Company ID, Tax ID / VAT ID
- Address (registered office)
- Contact details
- Logo and stamp (optional)
- Bank accounts
Business Data:
- Clients: Company names, IDs, tax numbers, addresses
- Employees: Names, positions, salaries
- Invoices: Document numbers, amounts, VAT
- Uploaded files: PDF invoices, attachments
3. WHY WE PROCESS YOUR DATA
| Legal Basis / Regime | Purpose |
|---|---|
| Contract (GDPR Art. 6(1)(b)) | Registration, login, provision of the BizHub Service, account management, user support and Service-related communication |
| Legal Obligation (GDPR Art. 6(1)(c)) | Retention of the Provider’s invoices, accounting and tax records for the period required by applicable accounting and tax laws |
| Legitimate Interest (GDPR Art. 6(1)(f)) | Service security, misuse prevention, diagnostics, protection of legal claims and basic business statistics |
| Consent (GDPR Art. 6(1)(a)) | Marketing communication and newsletters where consent is required; consent may be withdrawn at any time |
| Processing on behalf of the User (GDPR Art. 28) | Processing of data uploaded by the User into the Service, especially documents, invoices, employee and payroll data, client and supplier data |
Commercial Communications in the Czech Republic
Electronic commercial communications are sent in accordance with applicable legal regulations, in particular Czech Act No. 480/2004 Coll., on Certain Information Society Services. Under the conditions of Section 7(3) of that Act, the Provider may send existing customers commercial communications concerning its own similar products or services, provided that the customer had the opportunity to refuse such use of the electronic contact when it was obtained and in each individual commercial communication. In other cases, commercial communications will be sent on the basis of prior consent where required by applicable law. A simple and free means of refusing further commercial communications will be provided.
Note: The Provider’s accounting and invoicing data is retained based on legal obligations under accounting and tax laws. Data uploaded by the User into the Service is generally processed by the Provider as processor according to the User’s instructions.
4. WHO HAS ACCESS TO YOUR DATA
Processors and Subcontractors
| Entity / Service | Purpose | Note |
|---|---|---|
| Supabase | Backend, database, authentication, storage and technical infrastructure | Data is stored within the EU according to project settings and provider availability. |
| Stripe | Payment gateway, payment processing, fraud prevention and payment records | Stripe may act as an independent controller or processor depending on the specific payment service. |
| CyWo Tech own AI/OCR software and hardware | Automated document processing, OCR, data extraction, categorization and AI outputs | User data is not sent to public AI services such as OpenAI or Claude AI as part of standard AI/OCR processing. |
| Email, hosting, monitoring or security infrastructure providers | Transactional emails, delivery of notices, operation, monitoring and security of the Service | Only to the extent necessary for providing the Service. |
❌ WE NEVER sell, rent or share your data with third parties for marketing purposes.
The Provider may engage additional processors or subcontractors if necessary for providing the Service, while ensuring appropriate contractual and security measures under GDPR.
AI/OCR Processing
BizHub uses its own or customized LLM/OCR models and its own software/hardware. User data is not sent to public AI services such as OpenAI, Claude AI or similar public AI platforms as part of standard OCR/AI processing and is not used to train public AI models.
4A. DATA PROCESSING AGREEMENT (DPA)
This section constitutes a data processing agreement under Article 28 GDPR for cases where CyWo Tech, a. s. processes personal data on behalf of the User as processor.
| Item | Description |
|---|---|
| Controller | The User or organization that uploads personal data into the Service and determines the purposes and means of processing. |
| Processor | CyWo Tech, a. s., processing data to the extent necessary to provide the BizHub Service. |
| Subject Matter of Processing | Providing the BizHub SaaS service, document management, OCR/AI processing, storage, display, categorization, export and technical support. |
| Duration of Processing | For the duration of the contractual relationship and the existence of the company in the Service, then according to the retention periods stated in these documents. |
| Types of Personal Data | Identification, contact, billing, accounting, payroll, employee, banking and business data contained in data uploaded by the User. |
| Categories of Data Subjects | Users, User’s employees, clients, suppliers, contact persons, self-employed individuals and other persons listed in documents or attachments. |
| Documented User Instructions | The Provider processes personal data only on documented instructions from the User, including instructions expressed through use of the Service, application settings, the Agreement and these Terms, including with regard to transfers of personal data to a third country or international organization, unless such processing is required by EU or Member State law applicable to the Provider. |
| Unlawful Instruction | If the Provider believes that an instruction from the User infringes GDPR or other applicable data protection law, the Provider shall inform the User without undue delay. |
| Confidentiality | The Provider ensures that persons authorized to process personal data are bound by confidentiality or an appropriate statutory or contractual duty of confidentiality. |
| Sub-processors | The User grants general authorization to engage sub-processors necessary for providing the Service. The Provider will inform the User in an appropriate manner of any intended engagement or replacement of a sub-processor and will provide a reasonable opportunity to object. The sub-processor shall be contractually bound by data protection obligations corresponding to those of the Provider under this DPA and Article 28 GDPR. |
| Security | The Provider implements appropriate technical and organizational measures pursuant to Article 32 GDPR, taking into account the nature of processing, the state of the art and related risks. |
| Assistance | The Provider shall provide reasonable assistance to the User in handling data subject requests and in complying with obligations under Articles 32 to 36 GDPR, in particular security, personal data breaches, data protection impact assessments and any prior consultations with the supervisory authority, taking into account the nature of processing and the information available to the Provider. |
| Information and Audit | The Provider shall make available to the User information necessary to demonstrate compliance with Article 28 GDPR and, to a reasonable extent, allow an audit or inspection by the User or an independent auditor appointed by the User, provided that such audit does not unreasonably disrupt operations, security or the rights of other customers and is carried out after prior agreement on scope and timing. |
| End of Processing | After termination of the Service or deletion of a company, the Provider shall, at the User’s choice, delete the personal data or, where technically possible and requested by the User before deletion, enable its return or export, and subsequently delete existing copies, except for data whose further retention is required by applicable law or which may temporarily remain in technical backups in accordance with the retention rules set out in these documents. |
5. DATA TRANSFER OUTSIDE EU
5.1 Data Storage and Processing
The Provider aims to store and process User data within the European Union or the European Economic Area where permitted by the used infrastructure and contractual settings of subcontractors.
AI/OCR processing: Standard AI/OCR document processing is performed on the Provider’s own software/hardware or own/customized models. Data is not sent to public AI services such as OpenAI or Claude AI for these purposes.
5.2 Exceptions and Technical Support
Some subcontractors, especially payment, email or support services, may process limited data outside the EU/EEA. In such cases, the Provider will ensure appropriate safeguards under GDPR, in particular standard contractual clauses or another valid transfer mechanism where required.
6. HOW LONG WE RETAIN DATA
6.1 During Active Account or Company
Data is retained during the active account, existence of an active company or provision of the Service to the extent necessary to provide the Service.
6.2 Unified Data Retention Table
| Data Type | Retention Period |
|---|---|
| Data of an active company | For as long as the company exists in the Service |
| Database records after manual company deletion | Immediate deletion from the production database without individual restoration option for the User |
| Files in the Service storage after company deletion (in particular PDF documents, invoices, attachments, images and other uploaded files) | Deleted from the production storage without undue delay upon company deletion |
| Technical database backups after deletion | Up to 7 days, if database data is still temporarily contained in automatic database backups of the infrastructure provider |
| Security and access logs | Generally 3 months, unless longer retention is required by a security incident, legal claim or legal obligation |
| Service invoices and payment records | For the period required by applicable accounting and tax laws |
| Data required for legal claims, complaints, disputes or audits | For the period necessary to protect rights and legitimate interests or comply with legal obligations |
Legal basis for technical logs and access records: the Provider’s legitimate interest under Article 6(1)(f) GDPR, in particular Service security, prevention of misuse, diagnostics and protection of legal claims.
6.3 Legal Claims
If there is a court dispute, complaint, security incident, tax audit or other legal reason, data may be retained for the period necessary to resolve the matter and protect rights and legitimate interests.
7. YOUR RIGHTS UNDER GDPR
7.1 Right of Access (Art. 15)
You have the right to know:
- ✅ What data we have about you
- ✅ How we use it
- ✅ Who we provide it to
- ✅ How long we retain it
How to request: Send an email to support@cywo.tech
Response: within 30 days (as required by GDPR)
7.2 Right to Rectification (Art. 16)
You can correct:
- ✅ Inaccurate profile data
- ✅ Incorrect organization data
- ✅ Contact information
How: in your account settings or by email
7.3 Right to Erasure - "Right to Be Forgotten" (Art. 17)
You can request deletion:
- ✅ When data is no longer necessary
- ✅ If you withdraw consent (marketing)
- ✅ If processing was unlawful
Exception (we cannot delete):
- ❌ Invoices and accounting or tax documents that the Provider is required to retain under applicable legal regulations
- ❌ Data needed for legal claims
- ❌ Accounting records (accounting law)
How: Email to support@cywo.tech with request
7.4 Right to Data Portability (Art. 20)
You have the right to obtain your data in machine-readable format:
- 📥 Excel export (invoices, clients, employees)
- 📥 JSON export (all database data)
- 📥 PDF archive (all uploaded documents)
How: In account settings → "Export data" or email to support@cywo.tech
7.5 Right to Restriction of Processing (Art. 18)
You can request suspension of processing:
- ⏸️ While we verify data accuracy
- ⏸️ If you object to processing
- ⏸️ While a legal dispute is resolved
Consequence: Data will only be stored, not actively processed
7.6 Right to Object (Art. 21)
You can object to:
- ❌ Marketing (immediate cessation)
- ❌ Profiling (if performed)
- ❌ Processing based on legitimate interest
Exception: You cannot object to processing necessary for contract performance
7.7 Right to Withdraw Consent (Art. 7(3))
You can withdraw anytime:
- 📧 Consent to marketing emails
- 📧 Consent to newsletter
- 📧 Consent to specific processing of personal data based on consent
How: Click "Unsubscribe" in email or in account settings
7.8 Right to Lodge a Complaint (Art. 77)
If you suspect GDPR violation:
📋 Office for Personal Data Protection of the Slovak Republic
Web: https://dataprotection.gov.sk/
Email: statny.dozor@pdp.gov.sk
Address: Galvaniho 7/B, 821 04 Bratislava
📋 Office for Personal Data Protection of the Czech Republic (ÚOOÚ)
Web: https://uoou.gov.cz/
Email: posta@uoou.gov.cz
Address: Pplk. Sochora 27, 170 00 Prague 7, Czech Republic
8. DATA SECURITY
8.1 Technical Measures
- 🔒 SSL/TLS encryption of data transmission
- 🔒 User authentication and access rights management
- 🔒 Technical separation of data of individual organizations
- 🔒 Backup and recovery to the extent necessary for Service operation
- 🔒 Monitoring and security measures appropriate to risks and technical capabilities
- 🔒 Own AI/OCR processing without sending client data to public AI services such as OpenAI or Claude AI
8.2 Organizational Measures
- 👤 Access to data only by authorized persons and only to the extent necessary for providing the Service or support
- 👤 Confidentiality obligations for persons with access to data
- 👤 Internal procedures for security incidents
- 👤 Reasonable control and management of subcontractors
8.3 Backup
The Provider performs technical backups to the extent necessary for operation and restoration of the Service. If deleted data is temporarily contained in technical backups, it is retained for up to 7 days unless longer retention is required by a legal claim, security incident or legal obligation.
8.4 Security Incident
In the event of a personal data breach, the Provider will proceed in accordance with GDPR. Where it acts as a processor, it will notify the User as controller without undue delay after becoming aware of the incident. Where it acts as a controller, it will assess the risk of the incident and fulfil any notification obligations towards the supervisory authority and data subjects.
9. PERSONS UNDER 18 AND PERSONAL DATA
❌ BizHub is not intended for persons under 18 years of age.
If we find that we have processed the personal data of a person under 18 years of age because such person downloaded this application:
- ⚠️ We will immediately delete the account
- ⚠️ We will take steps to identify the legal guardian of such person and, if we are able to identify the legal guardian, we will contact them without undue delay.
10. CHANGES TO PRIVACY POLICY
10.1 Right to Change
We may update this policy when:
- 📋 Laws change (GDPR, Slovak regulations)
- 📋 New service features
- 📋 Technology changes
10.2 Change Notification
- 📧 Email at least 30 days in advance
- 🔔 In-app notification
- 📄 New version on website: https://cywo.tech
10.3 Effectiveness of Changes
The updated Privacy Policy takes effect on the date stated in its new version. Users will be informed of material changes in an appropriate manner.
11. CONTACT
General Privacy Questions
📧 Email: support@cywo.tech
🌐 Web: https://cywo.tech
Exercising GDPR Rights
📧 Email: support@cywo.tech
Please include:
- Your name and account email
- Specific right (access, deletion, etc.)
- Reason for request (optional)
Response: Within 30 days (per GDPR Art. 12(3))
GDPR Complaints
📋 Office for Personal Data Protection of the Slovak Republic
🌐 Web: https://dataprotection.gov.sk/
📧 Email: statny.dozor@pdp.gov.sk
📞 Tel: +421 2 3231 3214
📋 Office for Personal Data Protection of the Czech Republic (ÚOOÚ)
🌐 Web: https://uoou.gov.cz/
📧 Email: posta@uoou.gov.cz
📞 Tel: +420 234 665 111
12. FINAL INFORMATION
By using BizHub you acknowledge that:
- ✅ Personal data is processed as described in this Privacy Policy
- ✅ Processing is carried out on the relevant lawful bases, in particular performance of a contract, legal obligation, legitimate interest, consent for marketing, or processing on behalf of the User as controller
- ✅ You understand your rights under GDPR
- ✅ You know how to exercise your rights
IMPORTANT: Consent is used only where it is an appropriate legal basis, especially for marketing communication. Core Service functions are processed mainly on the basis of contract, legal obligation, legitimate interest or as processing on behalf of the User.
Effective Date: August 10, 2026
Version: 1.1
The full Privacy Policy can be found in the relevant policy document